在电子技术、电子政务日益发达的今天，档案作为一地方政治、经济、文化、社会等人类活动的真实记录，电子文件已成为它的主要记录形式，这对档案工作提出了新的更高的要求，只有运用现代信息技术，才能进行有序管理和有效服务，档案数字化、信息化建设是新形势下档案事业科学发展、可持续发展、健康发展的必经之路，是新时期科技强档和档案工作转型升级的必然要求。
2006年，国务院信息化工作办公室和国家档案局联合进行“档案信息资源开发利用试点工作”，档案数字化作为重要内容之一被列入试点范围；2008年，国家档案局在中国科学院召开了“中央国家机关档案数字化和整理现场会”，杨冬权局长强调：档案数字化工作促进了档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面地提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全，应该积极开展，大力推进，以此为抓手，全面提升档案工作的水平；2010年，国家档案局正式提出建立档案安全保密体系，档案数字化成为安全保密体系建设的重要内容，档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。
一、数字化档案建设的定义
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向社会各界提供高效率的全面服务。
二、数字化档案建设的意义
数字化档案建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
（一）数字化档案建设是信息化时代的必然选择
随着档案信息化的推进，数字化档案建设已成为档案信息化建设的核心内容，也势将成为信息时代档案事业改革与发展的重要内容。在电子政务、办公自动化日益发达的今天，大量电子文件产生，建设满足电子文件档案保存的数字化档案馆（室）成为经济和社会信息化发展的必然要求，也是档案事业适应信息化发展的内在需求。
（二）有利于促进档案查阅利用效率的提高
长期以来，传统载体档案及相关的档案业务主要靠手工操作，已日益表现出明显的效率低下的问题，提供查档服务时一般要在检索目录后到库房查询档案，由于档案的不断增加，库房内同一类档案可能出现空间存放位置交叉或不统一，使得检索和查询工作量大。而且，同一份档案不能供多人同时借阅，这也大大降低档案的查询和使用效率。数字化档案建设，能提供方便、快捷、准确的查询功能，同时实现网上信息共享，将大大提高工作效率，也能提高档案利用率，为社会各界利用档案信息带来极大方便。
（三）有利于有效保护原始档案
纸质档案在使用中大多要经过手工查阅目录、登记、借阅、复印等步骤，这些过程中难免会对原始档案造成无法修复的人为损害。纸质档案经过数字化转换可提供原始档案的电子副本，同样满足借阅、查询等需求，同时避免与原始档案的接触，达到保护档案原件的目的。
（四）有利于加强档案管理
档案在登记、查询、归档、传阅中，传统的管理方式存在许多漏洞。利用计算机进行数字化管理，针对不同的借阅对象采取不同的保密方式进行管理，并根据查档者的权限，提供相应的档案，能有效做好档案的保密工作。
（五）有利于促进社会主义文化的发展繁荣
档案是人类社会的记忆，是传统文化与文明的传承载体。通过数字化建设，利用多媒体技术使数字化的档案信息做到图文并茂，加强档案信息之间的关联性，增强档案信息的记录功能和显示功能，有效保存档案、维护历史、传承文明，更大范围的传播中华文明，促进社会主义文化繁荣和社会和谐。
三、我县数字化档案建设现状
为加快档案信息化的建设步伐，使档案工作更好地服务民生，服务经济和社会发展，我县于2007年开始对电子文件归档和数字化档案建设进行了积极探索和实践。2007年，县档案馆自行开发研制了具有全文检索功能的档案馆信息管理系统和档案室的使用软件；2008年，开展了电子目录中心建设，开始实施档案工作网上年检；2009年，建立了婚姻档案、山林档案全文数据库；2010年，建立了知青档案、户清档案、照片档案等专题数据库，共录入专题数字档案条目42万余条，全文扫描97万页；2011年，建立了全县统一的电子档案管理系统，全县县级机关部门和乡镇（街道）统一在电子档案管理系统开展电子文件归档工作，并由县档案馆对归档电子文件及时进行登记备份。
经过五年的摸索，我县数字化档案建设取得了一定的成效。截至2011年底，县档案馆已建立馆藏档案目录数据库及婚姻档案、山林档案、知青、户清档案全文数据库，累计完成馆藏档案目录数字化1000000万条，档案数字化转换1200000页。农村档案信息共享试点工程圆满完成，儒岙镇和城南乡两个乡镇室藏的长期和永久档案全部进行了数字化转换，并对两乡镇的馆藏涉农档案全部进行数字化转换，做到馆室联动、资源共享，通过公众网、电子政务网、光盘等形式实现农村档案信息资源村级组织和村民共享。数字档案室建设进展迅速，按照“利用优先”的原则，重点开展了政府直属部门重要民生档案的数字化建设工作，已建成一批数字档案室，其中工商局、国土资源局、住房公积金中心被省档案局评为省级示范数字档案室，电信局、房管局被评为绍兴市示范数字档案室。
四、加快我县数字化档案建设的几点设想
（一）坚持“项目带动、分步实施”，加快数字化档案基础设施建设
加快数字化档案基础设施建设，是加快数字化档案建设的前提和基础。要以新昌县数字档案馆（室）项目建设为契机，加快推进我县数字化档案基础设施建设。一要构建档案网络平台。依托新昌县人民政府协同办公系统，进一步完善新昌县电子档案管理系统建设，进一步优化系统功能，把该系统建设成为全县统一管理、资源共享、使用方便、安全稳定的电子档案管理平台。二要尽快建成数字档案馆管理系统。以数字档案馆（室）项目建设为契机，加快数字档案馆管理系统建设，配备好数字化建设所需要的软硬件设备，主要包括主机存储与备份设备、网络安全设备、内网安全设备、内网终端控制设备等信息管理系统软硬件设备，以及电脑和扫描仪等数字化加工设备。三是加快数字档案室建设。加快县级机关、乡镇（街道）、企事业单位数字化档案室建设步伐，真正实现档案资源馆室共享。
（二）坚持“馆室联动、平衡发展”，加强数字档案资源建设
稳步推进数字化档案转换工作。按照“利用优先”的原则，坚持“馆舍联动、平衡发展”，根据“先目录、后全文”、“先纸质、后其他载体”、“先民生、后其他”的步骤分步实施数字化转换工作。在搞好与群众的生产生活关系密切的民生档案数字化工作的前提下，加强馆藏档案数字化转换工作。同时，统筹安排，对县级机关各部门及乡镇（街道）、有关企事业单位保存的档案逐步进行数字化转换。到“十二五”末，基本建成新昌县数字档案馆。
全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，建立规范化、可共享的各类数字档案资源库群。一要加快推动增量档案电子化的进程。二要统筹规划馆藏档案数字化工作，有计划、分步骤地完成传统载体档案的数字化工作。三要建立规范化、可共享的档案数据库，有效链接与整合不同类型的数据。依托数字化档案管理系统这一信息平台，通过馆室互动、网网连接、信息托管、资源共享等现代科技手段，实现馆室之间档案利用在空间、时间上的零距离突破。
（三）坚持“安全第一，制度保障”，健全数字档案信息保障体系建设
建立和完善档案信息保障体系。一要推动档案信息安全保障体系建设。对数字档案馆室中所应用的数据库软件采取安全保护措施，建立新昌县电子文件和数字档案登记备份中心，对数据进行登记备份，确保数据保管与利用安全。建立和完善更为规范严格的档案安全管理制度，制订中心机房安全巡查制度。建立健全档案灾害应急恢复工作机制，贯彻执行《新昌县档案与电子文件和数字档案登记备份中心安全保障应急预案》。二要建立数字档案标准规范体系。例如制订电子文件归档规范和纸质档案数字化技术规范等。通过一系列的制度完善来保障整个信息的安全。
（四）坚持“规划为先、管理为重”，确保数字化档案建设顺利推进
数字化档案建设是一项复杂的系统工程,一定要进行科学的调研和论证，坚持科学决策。既要有长远的总体规划，又要有阶段的具体方案。同时，必须制定出具体的实施细则和技术规范。要建立领导机构，明确专人负责，注重培训教育，提升业务人员专业技术水平，为搞好数字化档案建设提供强有力的保障。加强管理，数字化档案建设和运行重在管理，可以说是三分技术,七分管理。要防止重建轻管的倾向。档案数据库的建设涉及成千上万个数据，一旦哪个数据失误就可能造成整个数据库出错，甚至整个系统瘫痪。要及时总结，强化管理，将数字档案馆室建设的成果、经验制度化，并抓好落实，建立起经常性的运行和维护机制。
新昌的数字化档案建设任重道远，“十二五”期间，我们将根据《数字档案馆建设指南》要求和省、市档案局关于档案信息化建设的战略部署，按照新昌县数字档案馆（室）项目建设的要求和规划，继续努力实践、大胆探索，加快推进数字化档案建设，基本构建县域内档案信息资源管理和服务总平台，着力提高档案工作服务大局、服务社会的能力，充分发挥其在新昌经济社会科学发展中的积极作用。
（作者系新昌县档案局局（馆）长）